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Détails de l'offre 2013 : OFFICE MANAGER
Référence : AFSCI/INFO/OM
Poste offert : Assistante de direction générale
Date limite : 25/08/2018
Région : Afrique de l'Ouest (Côte d'Ivoire)
Secteur d'activité : Informatique/Technologie
Description du poste / Fonctions / Attributions :

 

Vous êtes responsable du bon fonctionnement du bureau, de sa coordination et de sa supervision.

Vos interventions sont centrées sur l’entreprise.

Dans le détail :

- Assister l’équipe

  • Prendre en charge le standard téléphonique (transmission des communications, prise des messages)
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique des intervenants extérieurs (partenaires, visiteurs, coursiers, etc.)
  • Tenir à jour le répertoire téléphonique physique et électronique
  • Gérer le courrier et les fax à l’arrivée et au départ (dispatching)
  • Saisie et rédaction de documents divers (courriers, ordres de missions, bons de commandes, etc.)
  • Assurer le classement et l’archivage des dossiers et documents administratifs
  • Coordonner le planning de l’équipe
  • Assurer la bonne organisation logistique des réunions internes et externes, des rendez-vous, des déplacements
  • Rédiger les comptes-rendus de réunions
  •  
  • - Assurer le suivi des moyens généraux
  • Veiller au suivi de la logistique bureautique et des commandes (fournitures, bureaux, cuisine, produits d’entretien, etc.)
  • Veiller au bon maintien des installations et des équipements
  • Etre l’interface avec les fournisseurs
  •  
  • - Assurer la sécurité? des locaux
  • Suivre les travaux d’aménagement et/ou de mise en conformité?
  • Veiller aux prises de disposition pour la sécurité des biens et des personnes
  • - Contribuer à la gestion de la communication interne et externe
  • Aider à élaborer la stratégie de communication (interne et externe)
  • Aider au développement des outils de communication (interne et externe)
  • Assister à la réalisation des supports de communication
  • Contribuer à analyser les capacités de communication de l’entreprise
  • Aider à mettre en place des actions marketing pour développer l’image de la société
  • Suivi et mise à jour du site Internet de l’entreprise
  • Veille sur la communication de L’entreprise (identifier, collecter et archiver les parutions mentionnant la compagnie)

 

Description du profil du candidat :

COMPETENCES REQUISES

Savoir

  • Connaissance du groupe, des activités, des équipes, des projets
  • Maîtrise de l’expression écrite et orale
  • Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
  • Maîtrise des procédures métiers internes
  • Connaissances des outils de communication et de marketing
  • Notions en anglais

 

Savoir-faire / Savoir être

  • Savoir travailler en équipe
  • Savoir s’organiser et ge?rer les priorite?s
  • Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les interlocuteurs
  • Savoir s’adapter a? diffe?rents interlocuteurs
  • Ge?rer les situations de stress
  • Respecter la confidentialite?
  • Savoir suivre une procédure
  • Etre me?thodique et rigoureux
  • Avoir de bonnes capacités rédactionnelles

 

Informations supplémentaires :

Prière d'adresser votre candidature à infoci@africsearch.com en précisant en objet l'intitulé du poste.