Reference: AFS/BT/AI

Position: OTHER

Deadline: 13/11/2023

Location: West Africa

Industry: Other Industry

Job Description / Role / Responsibilities :

Objectifs de la mission d’audit interne

Sous la supervision directe du Comité de Pilotage (CP) et en relation avec l'équipe FIDA, l'auditeur interne est chargé du développement et de la mise en œuvre d'un dispositif de l'audit interne au sein de l'UCGP.
L'auditeur interne a pour mission principale de vérifier, au niveau de l'UCGP et au niveau des Antennes, l'effectivité du respect des accords de financements et de tous ses documents annexes, ainsi que de la réglementation applicable. Les vérifications doivent porter sur le respect des procédures, depuis les phases de planification/ budgétisation jusqu' à la réception et au paiement des biens et services, ainsi qu'au suivi et à la sauvegarde de tous les actifs du Projet.
Les objectifs de la mission sont :
•      S'assurer que les fonctions administratives, financières et techniques du Projet respectent les manuels d'exécution et des procédures administratives et financières, aussi bien au niveau de l'Unité de Coordination et de Gestion du Projet (UCGP) que des entités bénéficiaires, antennes et partenaires ;
•      Identifier d'éventuels risques dans l'organisation du Projet et anticiper toutes mesures lui permettant d'atteindre ses objectifs avec un maximum d'efficacité et d'efficience ;
•      Apporter des propositions d'améliorations continue à l'équipe de l'UCGP pour assurer une bonne gouvernance du Projet.
•      Offrir un système de pilotage de la performance qui donne satisfaction à l'ensemble des parties prenantes.

Etendue de la mission d’audit interne
Afin de garantir l'indépendance de l'audit interne, l'auditeur interne est rattaché directement au Président du Comité de Pilotage, l'Auditeur Interne assure une fonction de vérification indépendante et objective. Il/elle propose au Président du Comité de Pilotage son plan de travail et lui rend compte des résultats des actions accomplies dans le cadre de sa mission. A ce titre, l'Auditeur Interne a à sa charge :
•      l'établissement des politiques d'audit interne, de la définition du contenu général des activités dans ce domaine, de leur planification, de la gestion de leur mise en œuvre et des rapports sur les résultats obtenus.
•      L'assurance de l'adéquation et de l'efficacité des audits. Il/elle coordonne ses activités d'audit avec les contrôles qui sont destinés à s'assurer de la régularité, de la sincérité et de la fidélité de la situation financière et patrimoniale du Programme.
•      Appuyer l'UCGP dans les travaux préparatoires d'audit externe et les missions de supervision, ainsi que dans la mise en œuvre des recommandations qui en découlent.
La bonne réalisation de cette mission devra contribuer à l'atteinte des objectifs globaux et spécifiques du Programme, répondre aux critères d'économie, d'efficience, et d'efficacité et assurer la pérennisation des actions, ainsi que de s'assurer que les fonds fournis aux projets sont utilisés aux fins prévues. La mission d'audit interne ne sera considérée comme satisfaisante qu'après l'approbation des rapports finaux par le CP et le FIDA.

TACHES SPECIFIQUES :
Il/Elle doit particulièrement :
•      Veiller au respect et à la mise à jour des dispositions et règles contenues dans les accords de financement, leurs documents annexes, le manuel de procédures administratives, financières et comptables du Projet ainsi que toute réglementation qui lui est applicable ;
•      Planifier son travail de contrôle de façon annuelle sur la base d'une analyse continuelle des risques, matérialisée par une cartographie des risques ;
•      Veiller a la mise en place des outils appropriés (tableaux de bord de gestion, fiches de suivi et contrôle etc...) pour une gestion transparente des opérations du Projet en minimisant les risques de dysfonctionnement et d'inefficience ;
•      En collaboration avec les autres Responsables, assurer la maîtrise quant à l'atteinte des objectifs fixés au Projet, en mettant en corrélation les opérations administratives, financières, comptables et les activités de terrain au niveau du projet et au niveau des opérateurs partenaires ; •      S'assurer de la mise en œuvre de processus de suivi de l'exécution budgétaire, d'analyse des écarts entre le RAF et les Responsables du projet avec les mesures correctives nécessaires, avec l'élaboration mensuelle du rapport y afférent;
•      Contrôler, sur la base d'une analyse des risques et en collaboration avec le Service Administratif et Financier, la régularité des dépenses et des opérations, les rapports et états financiers requis dans le cadre du projet, avec leurs annexes : états d'exécution budgétaire, états de rapprochement bancaires, états de reconstitution des comptes spéciaux, etc.
•      Contribuer à l'élaboration du plan annuel de travail et budgétaire (PTBA), en collaboration avec le Responsable Administratif et financier et le Spécialiste du Suivi Evaluation du Projet en vérifiant notamment la base des estimations financières et le respect des équilibres entre les Investissements et la Gestion/Coordination;
•      Evaluer le bon déroulement des activités en rapport avec les prévisions ;
•      S'assurer que les marchés et contrats sont passés, élaborés et réalisés en conformité avec les procédures et le plan de passation des marchés et que les dépenses sont conformes aux budgets approuvés ;
•      Faire la revue de tous les contrats a signer avec les partenaires, fournisseurs, prestataires de service..., évaluer l'engagement financier correspondant et évaluer la conformité aux exigences du FIDA ainsi que les risques juridiques éventuels pour non-conformité des obligations ;
•      Vérifier le fonctionnement et l'utilisation effective des outils de gestion (codification budgétaire et analytique, logiciel de gestion intégré, etc.) nécessaire à la définition et au pilotage des objectifs, à l'élaboration des plans annuel d'activités et au suivi de leur réalisation. Conseiller ou si besoin, procéder à des ajustements en collaboration avec les services concernés ;
•      Vérifier le respect des procédures opérationnelles comptables, administratives, informatiques, financières et techniques, et à leur mise à jour ;
•      Evaluer en collaboration avec le Spécialiste du Suivi Evaluation, les coûts et les performances d'exécution des travaux ; •      Veiller à la conformité de l'exécution des activités du Projet par les partenaires selon les clauses des conventions ou contrats.
•      Contrôler les états certifiés des dépenses ;
•      Procéder à des vérifications périodiques et inopinées de la caisse, du magasin et de toutes autres valeurs détenues par le Projet ;
•      Procéder à des vérifications périodiques et par sondage de l'existence effective des immobilisations acquises sur les fonds du Projet ;
•      Conduire les missions de contrôle opérationnel de terrain afin de s'assurer que les procédures sont respectées et que les activités des agences d'exécution se déroulent de manière satisfaisante ; •      Proposer des mises à jour des procédures comptables et du système de contrôle interne correspondant ;
•      Contribuer au renforcement de capacités de tous les acteurs sur la base des faiblesses identifiées ;
•      Apprécier toutes les transactions financières systématiquement à priori en s'assurant de leur opportunité, de leur régularité et, des niveaux de risques, fraudes et corruptions éventuelles ;
•      Effectuer un contrôle à postériori périodique (trimestriellement au plus tard) par sondage des transactions financières, en s'assurant également de leur opportunité, de leur régularité et, des niveaux de risques, fraudes et corruptions éventuelles ; Effectuer des contrôles inopinés sur la caisse et sur toute autre opération jugée à risque ;
•      Effectuer des contrôles spécifiques sur demande du projet, CNP, ou le FIDA ;
•      Participer à l'évaluation des performances du personnel de l'unité de gestion en vue du renouvellement éventuel de son contrat. S'assurer de l'efficacité des outils de contrôle en place et le cas contraire procéder à leur mise à jour.
•      Vérifier la mise en œuvre des recommandations des missions d'audits internes, externes et de supervision des bailleurs de fonds et communiquer le tableau de suivi des recommandations trimestriellement avec copie au Coordinateur ;
•      Vérifier les rapports financiers intermédiaire soumis trimestriellement au FIDA et les rapports financiers non audités ;
•      Elaborer trimestriellement au plus tard 30 jours après la fin du trimestre un rapport d'audit interne à transmettre au Coordinateur, le comité de pilotage et le FIDA ; le rapport comprendra entre autres les recommandations d'amélioration, avec un état de suivi des recommandations précédentes.

RESULTATS ATTENDUS :
•      Mise en place de systèmes de contrôle interne et de gestion des risques (analyse et vérification de l'efficacité des procédures de contrôle) ;
•      Production de rapports trimestriels d'audit interne avec constats factuels et recommandations pertinentes ;
•      Contribuer a l'atteinte des objectifs assignés au Projet en proposant des conseils, en anticipant les risques et en comprenant les enjeux stratégiques ;
•      Amélioration continue des performances du Projet.

Candidat profile :

Formation et experiences professionnelle requises

Le/la candidat/e au poste répondant au profil ci-dessous :
- Être titulaire d'un diplôme d'études supérieures (bac+4) en audit, gestion, finance, comptabilité, contrôle de gestion ou tout autre diplôme équivalant ;
-      Etre âgé(e) de cinquante-cinq (55) ans au maximum ;
-      Capitaliser un minimum de cinq (5) ans d'expérience pertinente en matière d'audit ou de contrôle de gestion des projets/programmes financés par les Partenaires Techniques et Financiers ; ou dans un cabinet d'expertise comptable et de commissariats aux comptes qui effectue régulièrement des audits de tels projets/programmes ;
-      Avoir une bonne connaissance des normes comptables internationales, du SYSCOHADA, des normes internationales d'audit et de la comptabilité des projets est indispensable ;
-      Avoir une connaissance suffisante des règles et procédures des bailleurs de fonds ; Une bonne connaissance des règles et procédures du Groupe de la Banque africaine de développement serait un atout ;
-      Avoir une bonne connaissance des logiciels de traitement de texte et des logiciels comptables, particulièrement ceux dédiés à la gestion des projets ; connaissance en TOM2PRO serait un atout ; -      Être apte à travailler en équipe tout en étant rigoureux ;
-      Avoir une grande capacité d'écoute, d'analyse et de résolution des problèmes éventuels et de gestion du stress ;
-      Avoir un bon esprit d'initiative et de synthèse ;
-      Discrétion et impartialité par rapport aux documents et informations récoltés ;
-      Avoir d'excellentes capacités en communication orale et écrite en français. Une connaissance en anglais sera considérée comme un bonus.

Additional information :

Conditions d’emploi

Il/elle travaillera en étroite collaboration avec l'UCGP en guinée et implique des déplacements dans les 15 préfectures d'intervention du projet.
Le/la titulaire du poste bénéficiera d'un contrat d'une durée d'un (1) an renouvelable sur la base d'une évaluation de performance positive et sans dépasser la durée de mise en œuvre du projet.